Grok Bot como tu asistente personal para correo, agenda y WhatsApp

Lo más fácil: que tu IA te guíe

Guarda esta guía con el botón Guardar PDF de arriba (o copia el enlace de esta página), ábrela en Grok Bot, Claude o ChatGPT y pega este prompt.

Te adjunto la guía "Grok Bot como tu asistente personal". Soy principiante y tengo un negocio. Acompáñame un paso a la vez, explícame en una frase qué hace cada cosa antes de hacerla y espera a que te confirme cuando un paso dependa de mí (pagar el plan, crear la cuenta de Composio, autorizar Gmail, vincular WhatsApp). Nunca me pidas claves por el chat. Si algo falla, arréglalo antes de seguir. Empieza preguntándome a qué se dedica mi negocio y qué tareas me quitan más tiempo.

Qué necesitas

• Plan Premium de Grok (30 USD al mes). Trae Grok Bot con uso semanal. Super (100 USD) y Ultra (200 USD) dan más uso.
• Una Mac, una PC con Windows o un iPhone. Grok Bot trabaja en su computadora en la nube, aunque apagues la tuya.
• Una cuenta gratis de Composio (composio.dev), que conecta Grok Bot con Gmail, Calendar y más de 1.500 apps.
• Tiempo, una hora para tu primer agente.

Paso 01 Anota qué tareas repites y elige una

Durante unos días apunta todo lo que haces más de una vez. La última columna es la clave, porque dice qué puede hacer solo el agente y qué te debe dejar en borrador.

Tu lista de tareas:

Tarea → minutos → cada cuánto → ¿necesita mi aprobación?
[Revisar el correo] → [30] → [a diario] → [sí, antes de responder]
[Agendar reuniones] → [15] → [varias veces por semana] → [sí, antes de invitar]
[Cotizaciones] → [20] → [cuando llega un pedido] → [sí, antes de enviar]

Empieza por una sola que se repita igual, tenga reglas claras y no haga daño si sale mal porque queda en borrador. Deja para después pagos, temas legales y mensajes delicados. Casi siempre la primera es el correo.

Paso 02 Escribe el puesto de tu agente

Cada agente es un empleado nuevo con un solo trabajo. Su puesto (en automatización, SOP) le dice qué hacer, cuándo y con qué límites. Corto funciona mejor y lo que nunca debe hacer es lo más importante.

Plantilla del puesto:

Nombre → [Bandeja]
Su único trabajo → [que yo entre al correo solo a decidir]
Cuándo trabaja → [cada día hábil a las 8 a. m.]
Pasos → [lee los correos sin leer, ordénalos en clientes, pagos, citas y resto, escribe borradores en mi tono]
Qué apps usa → [solo Gmail]
Nunca → [enviar, borrar ni archivar]
Pregúntame cuando → [pidan precio, descuento o algo legal]
Cómo me entrega → [lista corta por grupo y los borradores para revisar]

¿Te da pereza llenarla? Que te la arme la IA:

Me dedico a [tu negocio, por ejemplo una inmobiliaria con 3 asesores]. Uso [Gmail, Google Calendar, WhatsApp]. Mis tareas repetitivas son [tu lista, con minutos y cada cuánto].
1. Ordénalas de la más fácil y segura de delegar a la más difícil y recomiéndame una para empezar.
2. Hazme hasta 5 preguntas sobre esa tarea antes de escribir nada.
3. Escríbeme su puesto con nombre, trabajo, cuándo trabaja, pasos, qué nunca hace, cuándo preguntarme y cómo me entrega.
Regla fija, nada se envía, publica, compra ni borra sin mi aprobación.

Paso 03 Instala Grok Bot

Entra a: x.ai/bot

Toca Get Premium (o inicia sesión si ya tienes plan) y descarga la app; la de Windows está en More downloads. En el celular baja la de iPhone con la misma cuenta.

Paso 04 Conecta tus herramientas con Composio

Grok Bot conecta algunas apps de forma nativa en Connect apps, en la barra lateral (Gmail, Google Calendar, Canva). Composio suma más de 1.500 sin lidiar con claves, por eso es el camino de esta guía.

Entra a: composio.dev/toolkits/gmail/framework/grok-bot

1. Toca Add to Grok Bot. Se abre Grok Bot con el plugin de Composio y le das Add.
2. En Grok Bot ve a Installed, entra a Composio y toca Authenticate.
3. Crea tu cuenta gratis de Composio (o inicia sesión) y toca Authorize.
4. Vuelve al chat y pega este prompt. Por cada app se abre una ventana de Google para que autorices.

Conectar tus apps:

Usa Composio para conectar mi Gmail y mi Google Calendar [y las otras apps que uso, por ejemplo Google Drive o Notion]. Cuando termines, haz una prueba y dime cuántos correos sin leer tengo hoy y cuál es mi próxima reunión.

¿No sabes cómo conectar una app? Pídeselo a Grok Bot.

Ayúdame a conectar [la app, por ejemplo mi CRM o Google Sheets]. Revisa si se conecta directo en Connect apps o con Composio y guíame paso a paso. Si necesitas una clave, ábreme el panel seguro, no me la pidas por el chat.

Paso 05 Crea tu agente de correo

Toca el + de la barra lateral (o Cmd/Ctrl+N), ponle el nombre de tu puesto y pega este prompt con tu plantilla al final.

Crear el agente de correo:

Eres mi asistente de correo. Mi negocio es [tu negocio]. Abajo te pego tu puesto; recuérdalo como tus instrucciones.
Reglas fijas
- Solo lees y preparas borradores. Nunca envías, respondes ni borras nada sin que yo escriba "envía".
- Primero máximo 3 correos importantes y urgentes, después el resto agrupado.
- Avísame si un cliente espera respuesta hace más de 2 días. No inventes urgencias ni cifras.
- Si te falta información o un acceso, pregúntame en vez de improvisar.
[pega aquí tu plantilla del puesto]

Paso 06 Pruébalo, enséñale y ponlo en automático

La primera vez no sale perfecto. Antes de soltarlo, hazlo funcionar a mano.

1. Prueba con trabajo real. "Revisa mi correo de hoy siguiendo tu puesto y muéstrame lo que me mandarías."
2. Corrígelo. "Desde ahora usa este formato…" hasta que te guste.
3. Guárdalo como skill, una receta que repite igual cada vez. "Guarda este proceso como skill llamada Correo diario."
4. Revisa su memoria. "¿Qué recuerdas de mí y de tu trabajo?" y corrige lo que esté mal.
5. Ponlo en automático con una rutina, que corre sola aunque cierres la computadora.

Crear la rutina:

Todos los días hábiles a las 8 a. m. usa la skill Correo diario y déjame aquí el resumen y los borradores. No envíes nada. Si no puedes leer el correo, avísame en vez de usar datos viejos.

Sus rutinas quedan en Details, donde puedes pausarlas, editarlas o probarlas con Test si aparece (la prueba hace trabajo real). La zona horaria está en Settings, en Bot, Timezone.

Paso 07 Repite con tu agenda

Mismo camino, puesto, +, prueba, skill y rutina, con otro agente (por ejemplo "Agenda").

Crear el agente de agenda:

Eres mi asistente de agenda y cuidas mi Google Calendar.
- Avísame de choques, reuniones encima de mis bloques de trabajo y lo que pise mis horarios fijos [por ejemplo recoger a mis hijos a las 5 p. m.].
- Cuando alguien quiera reunirse conmigo, dame 3 horarios posibles y uno recomendado.
- Prepara invitaciones y cambios, pero no toques mi calendario hasta que yo confirme.

Paso 08 Suma tu WhatsApp (opcional)

Si tu número usa la API de WhatsApp Business de Meta, conéctalo por Composio como Gmail. Tu WhatsApp de siempre se vincula como un WhatsApp Web en la computadora del asistente.

Vincular WhatsApp:

Abre web.whatsapp.com en tu computadora, elige iniciar sesión con número de teléfono y escribe mi número [+57 300 000 0000]. Muéstrame el código y espera a que lo ponga en mi celular. Después solo lees mis chats y preparas borradores, nunca envías sin que yo escriba "envía".

En tu celular ve a WhatsApp, Dispositivos vinculados, Vincular un dispositivo, vincular con número de teléfono, y escribe el código.

Paso 09 Arma tu equipo y ponle un jefe

Cuando el primero cumple, suma más con el mismo método y crea un jefe que los coordine, así hablas con uno solo. También por voz, con Start voice chat, desde la computadora o el celular.

Cómo funciona el equipo

Piénsalo como una pequeña empresa.

• Tú le hablas solo al jefe.
• El jefe recibe tus pedidos, se los pasa al agente que corresponde y te trae la respuesta. No hace las tareas él mismo, así no se satura ni mezcla temas.
• Los agentes tienen un solo trabajo, sus apps y sus rutinas. Trabajan solos a su hora y le reportan al jefe, que solo te sube urgencias, preguntas o lo que necesita tu aprobación.
• Entre ellos se escriben y se piden ayuda. Si el de correo ve que un cliente quiere reunirse, le pide horarios al de agenda.

Ejemplo de equipo:

Jefe → recibe tus pedidos y te da el resumen de la mañana
  Bandeja → lee el correo y deja borradores
  Agenda → cuida el calendario y propone horarios
  Cotizaciones → arma cotizaciones en borrador
  WhatsApp → lee los chats y prepara respuestas

Que Grok Bot te proponga el equipo:

Con estas tareas [tu lista], proponme un equipo de máximo 3 agentes y un jefe que los coordine. Para cada uno dame nombre, un solo trabajo, qué apps necesita y qué requiere mi aprobación. No crees nada hasta que te diga.

Crear el jefe de equipo:

Eres mi jefe de equipo. Los demás agentes te reportan a ti y yo solo hablo contigo. Tú no haces las tareas, las repartes. Cada mañana a las 8 me das un resumen corto con lo urgente primero. Cuando te pida algo, dáselo al agente que corresponda y si no existe, proponme crearlo. Nada se envía ni se agenda sin mi aprobación. Si no hay novedades, no me escribas.

Para que trabajen juntos crea un chat de grupo (New chat, de 2 a 6 agentes) y usa @ para pasarle una tarea a uno.

Errores que debes evitar

• Un agente que hace de todo. Uno por trabajo.
• Todos tus accesos el primer día. Solo las apps que necesita.
• Automatizar antes de probar a mano. Primero el chat, después la rutina.
• Confiar en su memoria para precios o saldos. Que revise la fuente.
• Olvidar que comparten computadora. Todos usan las mismas sesiones abiertas; no dejes ahí un acceso que no quieras que use cualquiera.

Grok Bot en tu negocio, tres ejemplos

Si tu día se va en correos, reuniones y mensajes, Grok Bot los revisa por ti y te deja solo lo que necesita tu decisión, con las respuestas ya escritas.

En una agencia de marketing

Cada mañana te dice qué clientes pidieron cambios o aprobaciones y te deja los borradores de respuesta listos para revisar y enviar.

En una inmobiliaria

Cuida la agenda de visitas, te avisa cuando dos citas se cruzan y te propone tres horarios para el cliente que quiere ver un apartamento.

En un consultorio

Lee los WhatsApp de pacientes que piden cita y te prepara la respuesta con los horarios libres de tu calendario, sin enviar nada sin tu permiso.